Escribir cartas es una pasión
¿Por qué seguir escribiendo cartas hoy en día?
Algunos se dirán que escribir cartas ya no está a la altura de los tiempos del teléfono o del móvil, del fax y de Internet. Pero sigue habiendo buenas razones para no comunicar algo oralmente en una conversación sino por escrito en una carta:
Lo que hay que comunicar puede ser tan complejo que una carta es simplemente la mejor solución. Cuando escriba una carta, puede darse todo el tiempo que necesite para pensar en ella. En la conversación a menudo no se tiene eso, hay que pensar mientras se habla. Además, tiene que tener en cuenta que su interlocutor intervendrá, objetará o preguntará algo. En una carta, puede planificar lo que quiere decir y en qué orden, y puede comprobar que no se ha olvidado de nada: la carta está delante de usted.
Lo que se va a comunicar tiene muchas referencias, algunas de las cuales aún deben ser aclaradas. Cuando escribe una carta, tiene tiempo para aclarar las cosas, para investigar si es necesario y para especificar las referencias con exactitud. También puede tener en cuenta el orden correcto en el que hay que plantear las cosas. De este modo, puede proporcionar al destinatario lo que usted considera una imagen completa del contexto y quizás ofrecerle una perspectiva nueva para él.
Hay que dar mucha importancia a lo que se quiere comunicar. Las cartas son la forma especial de contacto. Escribir una carta y llevarla a la oficina de correos supone más esfuerzo que coger el teléfono y marcar un número. El destinatario de la carta lo agradecerá. Con un papel bonito y sellos especiales, la carta puede personalizarse y demostrar que le ha dado valor. Lo mejor es que el destinatario puede leerlo una y otra vez.
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Lo que hay que comunicar puede ser tan importante que una carta es la única solución adecuada a las necesidades particulares. Lo que se escribe en una carta está documentado y, por tanto, es demostrable. Por lo tanto, es aconsejable transmitir las cifras, fechas o plazos importantes en blanco y negro en una carta y, si es necesario, hacer que la carta se entregue por mensajero o correo certificado. No es infrecuente que una conversación telefónica termine con la petición de volver a registrar lo dicho por escrito; en tal caso, la conversación telefónica no salvó la carta.
El último ejemplo deja claro que en muchos casos la carta y la conversación se complementan: Una llamada telefónica es mucho más rápida que una carta, a menos que se envíe por correo electrónico. Si es necesario, una conversación telefónica puede preparar una carta. Por teléfono, las preguntas y las objeciones pueden aclararse inmediatamente; una carta, por muy bien preparada que esté, puede dejar preguntas sin responder o incluso provocar malentendidos que podrían descubrirse y aclararse fácilmente en una conversación. Por lo tanto: sopese si es apropiado escribir, llamar por teléfono o ambas cosas. Todo lo que escribe tiene un carácter oficial. Por eso es importante tener claro el objetivo de las cartas.
